TOP 5 mejores Software TPV o Software Punto de Venta de España 2023

1. Introducción y Características POS

Este término “POS” significa punto de venta (point of sale), originalmente se hacía llamar “caja registradora”, el proceso por el cual los clientes tienen que pasar para poder comprar sus productos. Todo evoluciona y con el tiempo en el que vivimos más, han cambiado los modelos de negocio, pero, sobre todo, se han agilizado procesos en casi todas las empresas, gracias a las nuevas tecnologías, gracias a estas, se ha podido dar un paso adelante en los softwares del punto de venta. Actualmente se cree que se puede llegar a los 300000 millones de dólares, en el próximo lustro, lo que hace ver la evolución anual, de casi un 20% respecto a épocas anteriores.

Se cree que según este software de gestión siga en crecimiento, los usuarios o clientes se puedan dividir en dos facciones. La primera es compañías nuevas o en desarrollo que no tienen ningún tipo de proceso centralizado, para controlar las transacciones, el inventario, la contabilidad, etc. Y la segunda será, esas empresas que ya están en marcha y que tienen en su haber como herramienta de trabajo un software de punto de venta, pero que no les parece suficiente debido a sus productos, los procesos lentos o problemas con el rendimiento que les está ofreciendo.

2. ¿Qué es POS?

Este sistema punto de venta, se utiliza para centralizar las transacciones que realizan los consumidores, para validar los pagos, y llevar el inventario al día una vez se retira un producto de ese negocio. Hay que analizar las necesidades de nuestra empresa para valorar el modelo de implementación que va a ser más práctico para el volumen de venta o gestión que tenemos, ya que se pueden diferenciar 2 modelos, el primero, por el cual todos los datos van a la nube o el segundo llamado hibrido. Si la elección es el modelo en la nube, suele tener un precio económico y proporcionan una mayor facilidad de uso, al igual que también se necesita menos mantenimiento en los sistemas TI.

La otra opción que nos proporcionan los softwares POS, son los modelos locales o híbridos, estos modelos garantizan el seguimiento de trabajo y el acceso a la red sin necesidad de internet, es decir en caso de que hubiese algún problema de conexión, el proceso de trabajo tendría continuidad al no necesitar red, por lo tanto es una herramienta además de muy cómoda, bastante segura.

También proporciona un procesamiento interno más profundo con el hardware del propio POS, ya que contiene lectores de tarjetas, de código de barras, incluso cajones para el efectivo en caso de pago en “cash”. Por lo tanto, creemos que, a partir de las dos variaciones, este sistema punto de venta es muy completo y facilita el trabajo centralizado sin necesidad de un continuo cotejo de los movimientos que sufre la empresa diariamente.

En el momento de valorar o elegir funciones útiles para nuestro negocio, el mercado de software es un tema muy completo, ya que hay diferentes funciones dentro de los sistemas que se pueden ofrecer. Desde sistemas de pagos avanzados, con aplicaciones muy completas, hasta packs de productos completos que se hacen llamar sistemas de gestión o punto de venta es decir “RMS”.

Las aplicaciones más completas y que suelen garantizar su utilidad son las que se crearon para funciones específicas, ya sea procesamiento de pago, control de stock o inventario, comunicación interna o externa como la gestión de relaciones con el cliente “CRM” etc. Pero actualmente la mayoría de las empresas o compañías, lo que necesitan es un software punto de venta, que les centralice de extremo a extremo todo su negocio, es decir que integren todas las funcionalidades internas que necesita una empresa para llevar el día todo su movimiento y no tengan que cambiar de aplicación.

O en el caso de los trabajadores, tengan que formarse, no en un solo software si no en 5, es decir más costes para la empresa y poca garantía de rapidez y utilidad. Este software POS obtiene el beneficio de contar con un sistema integrado que sirve de nexo con las transacciones del TPV, con otros procesos internos de back-end como los nombrados anteriormente de inventario, contabilidad etc.

Actualmente hay análisis que reflejan que en los próximos años habrá un aumento de seis veces el número de pequeñas empresas que utilizarán sistemas de software centralizado o unificado.

La mayoría de los negocios pequeños, necesitan de estas funciones para llevar al día todo lo que conlleva la organización. Todos estos procesos, de los cuales les voy a hablar, los softwares punto de vente o POS, los centraliza.

3. ¿Qué es TPV? 

TPV básicamente es otra forma de llamar a un programa POS. El TPV es un software que permite la gestión y el seguimiento de todo el proceso de venta en las empresas, ya sea una pequeña empresa como un restaurante o cualquier otro lugar en el que sea necesario gestionar el inventario, los pedidos y los clientes. Este software tpv, además, es un terminal virtual, es decir, te permite revisar los registros desde cualquier lugar.

Hace unos años, el tpv era la caja registradora, que en la actualidad se denomina tpv táctil, y  te preguntaras, ¿qué es tpv táctil?. Básicamente se trata de un ordenador con pantalla táctil, que permite configurar el software de gestión adecuado a tu negocio o punto de venta. No se debe confundir con el termino tpv o datafono bancario.

4. ¿Porqué elegir un software TPV/POS?

El objetivo de mantener este tipo de datos en una ubicación centralizada, a través de un terminal punto de venta, TPV/POS es para ayudar y qué sea posible visualizar y analizar todos los datos del proceso durante la jornada de trabajo, desde diferentes ubicaciones en un solo lugar de forma sencilla, si es necesario. Así se ahorra carga de trabajo a los empleados al no tener que cotejar toda la información de forma manual aprovechando los recursos y horas laborales.

Por ejemplo, si tienes un operador en servicio con la tarea especifica en la caja registradora, y simultáneamente, cuentas con distintos gerentes que requieren acceso a ciertas piezas de información del tpv que se hayan efectuado recientemente a lo largo de los turnos en el punto de venta, el programa permite que todos ellos puedan acceder a la información sin molestar al operador de caja en servicio que seguramente se encuentra atendiendo infinidad de solicitudes de los clientes.

Con el tpv, se consigue el objetivo de eficiencia en la labor del equipo, sabiendo que todos pueden colaborar en línea, y en cualquier momento, durante el mismo turno, sin molestarse unos a otros, solo y únicamente introduciendo la contraseña del software TPV y accediendo a los informes que requieren al instante.

• Sistema CRM automatizado

Mayoritariamente los sistemas POS, no suelen tener en su integración el software CRM con toda su funcionalidad, es decir no compone el sistema de relación externa con los clientes, normalmente tienen una pequeña capacidad de almacenamiento de datos básico, pero tan solo se tratan de Nombre y Apellidos, contacto del cliente, ya sea número de teléfono e email, y un pequeño seguimiento de su historial de compras o transacciones con nuestra empresa, aunque sean datos bastante obvios, suelen servir para crear un nexo con los potenciales clientes de esos perfiles y así crear campañas de marketing, dar un impulso a las experiencias del consumidor y hacer un seguimiento de las transacciones, sin necesidad de almacenamiento de papel en el que figuran los recibos de compra.

• Control de Inventario y almacenes

Una de las mejoras que buscan las empresas minoristas para dar un impulso a sus resultados y objetivos, es una constante evolución en la gestión del inventario. La rama minorista estadounidense, según artículos se cree que ha perdido alrededor de 200 mil millones de dólares, por hacer una mala gestión del inventario y no cuadrarlo con el stock actual de cada empresa, también han obtenido perdidas millonarias por no tener suficiente stock, esto también viene de un mal control del inventario, claro, que estamos aquí para informar y dar soluciones a estos problemas, si estas empresas minoristas, hubiesen sabido que existe un software de administración de inventario independiente, seguramente hubiesen tenido un mejor control de las perdidas de sus compañías.

La mayoría de software POS son capaces de tener actualizados todas las líneas de inventario en tiempo real justo en el momento que se realizar cualquier transacción, por eso siempre habrá un seguimiento preciso, bastantes sistemas de gestión minoristas, suelen incorporar procesos de planificación de pedidos y potencial demanda, para tener actualizado el stock necesario mediante un abastecimiento continuo automático.

• Pagos y transacciones

Gracias a este sistema los consumidores o los propios empleados si tuviesen la necesidad de algún producto del establecimiento, pueden consumir e ingresar artículos, se puede hacer el calculo de la compra total de los diferentes productos, se procesan diferentes tipos de pago, ya sea en efectivo, tarjeta etc, tras el pago se emite el recibo del cliente como es obvio y si se necesitase un reembolso por que el consumidor quiere devolver el producto o anular una transacción que se ha hecho por error sería posible, además que todos los procesos, se vinculan automáticamente con el software centralizado e informan de la retirada de los productos del stock y si se necesitase consultar la información de cualquier transacción en tiempo real se podría.

• Contabilidad y tesorería

En los establecimientos siempre hay unos gerentes o encargados, que en este caso pueden utilizar el software POS para realizar informes periódicos a la elección del usuario, y tener un seguimiento exhaustivo de el rendimiento adecuado financiero, ya sea de un solo establecimiento o en diferentes ubicaciones, los informes son los que hacen que a nivel fiscal, nuestra empresa vaya al día y no tenga problemas, ya que hay un mantenimiento de los registros, gracias a este sistema punto de venta, se pueden también hacer planificaciones para potenciales ventas futuras, tener unos registros de los perfiles que necesitamos en la empresa y además facilita la gestión administrativa, al tener centralizados los datos que necesitamos. Varios softwares POS integran en sus sistemas los paquetes de software de contabilidad con todas las funciones necesarias.

•  Conexión con Hardware

Mayoritariamente muchos pequeños comercios utilizan dispositivos de consumo para poder registrar el proceso de venta o transacciones, actualmente es importante que el hardware que hay patentado sea admitido por los comercios, que se utiliza para escanear productos, hacer los impresos de recibos y recibir pagos, para empresas mas pequeñas con un volumen de inventario mas reducido que pueden tener ventas que son móviles, lo mas básico que utilizan son los lectores de tarjetas, las impresoras de recibo del cliente, y una simple tableta con su configuración automatizada para ese negocio.

Claro que esto cambia cuando tienes un volumen de venta, inventario, contabilidad, mas grande y tienes un establecimiento mas difícil de controlar con diferentes sistemas, para esto se requiere un hardware mas especializado, que el sistema punto de venta (POS) puede llegar a facilitar centralizando los lectores de códigos de barras, la desactivación de tarjeta, tener integrado la PDA que hace de nexo automáticamente con el inventario, etc.

A parte de lo anterior nombrado, de los procesos funcionales más interesantes para un comercio minorista, se pueden ofrecer otras soluciones de punto de venta que conllevan estas características:

• Método de compra
• Proceso de almacenaje y  cadena de suministro
• Procesos de automatización de marketing
• Comercio electrónico
• Presupuesto de el negocio
• KPI y gestión de los objetivos
• App móviles
• Programas de objetivos y premios/fidelización

5. Usos del Software TPV/POS

El software punto de venta puede dar un uso variado, en diferentes sitios donde se hagan una transacción de servicios, de bienes, puede ser una tienda minorista móvil, en un negocio físico, en un negocio online o incluso si una empresa cuenta con estos diferentes puntos de venta. Los negocios como restaurantes, servicios dirigidos a personas, tiendas minoristas, cualquier negocio que piense que necesita una organización interna, utilizan un software POS.

Diferentes compañías solo son capaces de usar un software para el manejo de las organizaciones básicas de transacciones y para el almacenaje de los registros de esas ventas, a veces otras empresas se adaptan a una raíz más integral de software, para planificar la sección financiera se necesitan los datos POS de software punto de venta y obviamente también se utiliza para organizar el inventario y las diferentes campañas de marketing que se vayan a realizar en ese trimestre.

6. Tendencias actuales sobre el TPV/POS

En la actualidad se diferencias unas destacadas tendencias que forma el mercado global del software punto de venta. Si está dudando en adquirir, tener en cuenta las diferentes tendencias del mercado le favorecerá en su decisión, ya que tendrá más información del producto que le va a dar mayor valor a su empresa y que le facilitara muchos procesos que anteriormente eran un problema en su día a día.

Vamos a exponeros las diferentes tendencias que se buscan hoy.

• POS y seguimiento de relaciones con el cliente (CRM)

En este caso vamos a hablar de el software punto de venta con CRM integrado, ya que da el valor añadido a las compañías de registrar datos de valor utilizables para la mayoría de sus estudios de mercado y brinda la ventaja de personalizar las interacciones. Respecto a otras empresas que no van a tener centralizado este proceso que esta basado en datos en la mayoría de su software, se tendrá una ventaja bastante elevada, ya que la información es poder y mas si la tienes al alcance de la mano. En muchas empresas sin estos softwares avanzados el problema que hay es que tienen procesamientos pasivos de transacciones y de datos, con el software punto de venta con CRM integrado lo que se consigue es que el departamento de ventas, pueda utilizar los datos integrados del CRM para realizar sugerencias de ventas adicionales y de venta cruzada para cada cliente en concreto, ya que se tendrá los datos de las transacciones anteriores de este usuario. Los datos del software CRM también se pueden utilizar, para obtener un mayor volumen de clientela, a partir de estos datos, se centralizan datos generalizados que son utilizados para campañas de marketing y promociones personalizadas para cada tipo de cliente, con esta gran información sabemos que se puede fidelizar a los compradores, la primera compra de un cliente vale hasta 10 veces menos que la última, por eso el fidelizar significa venta, y sin esta información de software de relación con el cliente se necesitarían otros procesos mas costosos para poder fidelizarlos.

• Programas de recompensa digitales

Una gran mayoría de empresas que entre sus procesos empresariales cuenta con el software POS, están aprovechando estos, para integrar programas de fidelización y recompensas digitales, estos programas lo que hacen es fomentar las visitas a tiendas y compras concretas, con el fin de ofrecer recompensas de valor condicional, como los programas de punto de grandes super mercados o gasolineras, si gastas 200 euros obtendrá un cheque regalo de 20, o ventajas mas exclusivas como, con mas de 50 euros de compra los gastos de envíos serán gratuitos, para todos los pedidos online que realicen los usuarios.

En vez de utilizar medios mas tradicionales como son las tarjetas perforadas de papel o la obtención de datos personales del usuario para crear el perfil de cliente o demás, las compañías implementando estos procesos pueden utilizar el software punto de venta para la fidelización de los clientes, ofreciendo así incentivos a través de medios electrónicos o digitales como pueden ser el móvil, las redes sociales incluso el mismo comercio electrónico.

• Movilidad

Las nuevas modalidades e innovaciones de tecnología móvil, han obtenido un profundo impacto en el software punto de venta desde las dos posiciones de venta, tanto consumidor como vendedor. Actualmente un gran porcentaje de usuarios utilizan las tarjetas de crédito integradas en el móvil y esto hace necesitar a la mayoría de los establecimientos a establecer una forma de pago sin contacto con el funcionamiento de códigos QR o con comunicaciones de campo cercano, es decir NFC y para esto el software punto de venta o POS tiene que estar optimizado para estos pagos sin contacto. Complementariamente a la venta usual, muchas empresas pequeñas o minoristas, quieren optimizar el espacio de sus locales y utilizan practicas móviles, que permiten el movimiento en el interior de la tienda, incluso venden artículos fuera de la tienda, en el exterior para obtener mayor espacio de venta (en bazares, conferencias, llamadas de servicio, etc.), reducen el espacio de la encimera para obtener más carga de producto. Según la empresa IHL, el mercado de software punto de venta móvil / mercado de hardware, esta obteniendo actualmente un valor de más de 2000 millones de dólares, solo en América del norte, por lo tanto, imaginen las cantidades ascendentes respecto a la utilización a nivel mundial.