1. ¿Qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve?

Un sistema de gestión documental (GED) es un software empresarial cuyo objetivo es facilitar la creación, administración, almacenamiento, recuperación y archivo de documentos electrónicos y/o físicos. 

Un sistema de gestión documental es una herramienta informática que permite a las empresas llevar un control eficiente de todos sus documentos, tanto internos como externos. Con esta herramienta se puede gestionar el ciclo de vida de un documento desde su creación hasta su archivado o eliminación, de forma que se garantiza la seguridad, la trazabilidad y la disponibilidad de la información.

Existen diferentes tipos de sistemas de gestión documental, desde aquellos que se centran en la gestión de los documentos electrónicos, como los archivos PDF, hasta los que abarcan también la gestión de los documentos físicos. En cualquier caso, el objetivo de estos sistemas es simplificar y optimizar el trabajo de las empresas, facilitando la colaboración entre los diferentes departamentos y mejorando la eficiencia en la gestión de la información.

Para comprender mejor su función, es necesario tener en cuenta que, en la actualidad, la gestión documental va mucho más allá del simple almacenamiento y recuperación de archivos. Se trata de un proceso complejo que requiere el uso de una serie de herramientas tecnológicas y de gestión para optimizar la administración de los documentos de una empresa.

ERP y GED son, por tanto, dos software complementarios, aunque muchas veces se confunden. Mientras que un ERP es un software de gestión más amplio, un GED se centra en la gestión de los documentos de la empresa.

• Ventajas de usar un sistema de gestión documental

Los sistemas de gestión documental suelen estar integrados en un sistema de gestión empresarial (ERP, por sus siglas en inglés), que es un software diseñado para cubrir todas las necesidades de una organización, desde la gestión de recursos humanos y la contabilidad, hasta la gestión de la cadena de suministro y la gestión de proyectos.

– Mejora de la eficiencia y la productividad: Un GED permite que todos los documentos de la empresa estén centralizados en un único lugar y se puedan acceder a ellos de forma rápida y sencilla. Esto permite ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de buscar un documento en concreto, ya que no es necesario recurrir a diferentes soportes y/o aplicaciones para encontrarlo.

– Mayor control y seguridad: Un GED permite administrar y controlar el acceso a los documentos de forma eficiente. Esto es especialmente útil en empresas que manejan información confidencial o sensitiva.

– Mejora de la colaboración: Los sistemas de gestión documental facilitan la colaboración entre los miembros de una empresa, ya que permiten compartir documentos de forma rápida y sencilla.

– Mayor flexibilidad: Los GEDs suelen estar disponibles tanto en versión local como en versión cloud, lo que permite a las empresas elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades.

– Menores costes: La gestión documental electrónica suele ser más económica que la gestión documental tradicional, ya que permite reducir el uso de soportes físicos, como el papel, y el número de personal necesario para su gestión.

• Desventajas de usar un sistema de gestión documental

– Requiere de una inversión inicial: Al contrario que la gestión documental tradicional, que solo requiere de una inversión en personal y en soportes físicos, la gestión documental electrónica requiere de una inversión inicial en software y hardware.

– Puede ser complicado de implementar: La implementación de un GED puede ser un proceso complicado y costoso, especialmente si se trata de una empresa de gran tamaño.

2. ¿Cómo elegir un sistema de gestión documental?

Existen numerosos sistemas de gestión documental en el mercado, por lo que elegir el adecuado puede resultar una tarea complicada. Lo primero que hay que tener en cuenta es el tipo de documentos que se van a gestionar, ya que no todos los sistemas son aptos para todo tipo de documentos. A continuación, hay que evaluar las necesidades de la empresa y el grado de implicación de los usuarios, para seleccionar un sistema que se adapte a las necesidades concretas de la organización.

Otros aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de gestión documental son el precio, la compatibilidad con el resto de sistemas de la empresa y el grado de seguridad que ofrece.

Por último, es importante elegir un proveedor de confianza que ofrezca un buen servicio de soporte técnico. De esta forma, se garantiza que el sistema estará siempre funcionando correctamente y se podrán solucionar rápidamente cualquier problema que pueda surgir.