En el día de hoy vamos a hablar sobre qué es un DMS, o como se le conoce popularmente gestor de documentos. Hablaremos de qué son, características, mejores DMS y más… ¡¡¡Comencemos!!!

¿Qué es un DMS?

El software de gestión de documentos es un subconjunto del software de gestión de contenidos empresariales (ECM). El ECM abarca todas las actividades de información que una organización necesita gestionar para funcionar con éxito.

El software de gestión de documentos se ocupa específicamente de la gestión y el almacenamiento de documentos empresariales, como correos electrónicos, políticas u órdenes de compra.

Características principales de un DMS

Estas características pueden incluir la captura de documentos, el archivo y las normas de retención para grupos de usuarios privados o públicos;

Hoy en día, los sistemas de gestión de documentos también se denominan repositorios de contenido que contienen datos estructurados y no estructurados junto con descripciones de metadatos sobre estos datos.

Sin embargo, los sistemas ECM pueden abarcar el almacenamiento de la documentación, pero también cubren otros aspectos del manejo de la información, como la gestión de registros, la automatización de procesos, el eDiscovery, etc.

Proporcionan una plataforma común para todas estas funcionalidades en todas las divisiones de una empresa (como Recursos Humanos / Contabilidad / Marketing / Ingeniería) (Docsvault).

En resumen, la gestión de documentos incluye todo, desde la recopilación, el procesamiento, la organización y la distribución de documentos a través de diferentes plataformas: servicios de correo electrónico basados en la web, portales de Sharepoint, dispositivos móviles, etc.

¿Qué entendemos exactamente por «documentos»?

En realidad, a cualquier cosa digital. Me refiero a archivos de Word, hojas de cálculo, PDFs e incluso copias impresas escaneadas, básicamente cualquier cosa que su grupo utilice regularmente (Emma Gannon):

A veces la gente también envía cosas directamente a las carpetas compartidas si no va a haber mucha colaboración en torno a ellas.

Los mejores DMS gratuitos

PDFelement Pro

PDFelement Pro

PDFelement Pro, se puede decir que es uno de los mejores DMS para ordenadores. En él los usuarios que lo tengan pueden gestionar y organizar documentos PDF. Este software puede ser descargado a tu ordenador Windows o Mac.

Puedes editar, convertir y compartir de forma segura archivos PDF y también tratar con documentos escaneados a través de la tecnología OCR.

Características:

OpenKM

OpenKM

El CMS OpenKM está pensado para gestionar y organizar todos tus documentos y archivos a nivel digital, para poder hacer más simple el  trabajo diario y poder aumentar la eficiencia en el trabajo. Es un software de gestión de contenido empresarial para almacenar, rastrear, editar y gestionar documentos electrónicos.

Características

OnlyOffice

OnlyOffice

OnlyOffice es otro CMS gratis. Este software de gestión de documentos es de los más potente y rico en funciones que hay en la actualidad. Permite modificar documentos a nivel online y gestionarlos con los servicios multifuncionales que ellos ofrecen, para reducir costes y ahorrar tiempo.

Características

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