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En el día de hoy vamos a hablar sobre qué es un DMS, o como se le conoce popularmente gestor de documentos. Hablaremos de qué son, características, mejores DMS y más… ¡¡¡Comencemos!!!

¿Qué es un DMS?

El software de gestión de documentos es un subconjunto del software de gestión de contenidos empresariales (ECM). El ECM abarca todas las actividades de información que una organización necesita gestionar para funcionar con éxito.

El software de gestión de documentos se ocupa específicamente de la gestión y el almacenamiento de documentos empresariales, como correos electrónicos, políticas u órdenes de compra.

Características principales de un DMS

Estas características pueden incluir la captura de documentos, el archivo y las normas de retención para grupos de usuarios privados o públicos;

  • la capacidad de edición de documentos, incluido el control de entrada/salida y el control de versiones;
  • las anotaciones en los PDF permiten redactar texto, insertar comentarios en las imágenes o adjuntar comentarios en los formularios electrónicos;
  • la habilitación del flujo de trabajo mediante el enrutamiento basado en los cambios de estado dentro del sistema;
  • el etiquetado de contenidos permite la interacción del usuario en el momento de la búsqueda con campos de metadatos como palabras clave o categorías;
  • la compatibilidad con múltiples formatos significa que los usuarios pueden escanear en su formato de archivo preferido sin que haya restricciones establecidas por el administrador del sistema.(Suresh Krishnan).

Hoy en día, los sistemas de gestión de documentos también se denominan repositorios de contenido que contienen datos estructurados y no estructurados junto con descripciones de metadatos sobre estos datos.

Sin embargo, los sistemas ECM pueden abarcar el almacenamiento de la documentación, pero también cubren otros aspectos del manejo de la información, como la gestión de registros, la automatización de procesos, el eDiscovery, etc.

Proporcionan una plataforma común para todas estas funcionalidades en todas las divisiones de una empresa (como Recursos Humanos / Contabilidad / Marketing / Ingeniería) (Docsvault).

En resumen, la gestión de documentos incluye todo, desde la recopilación, el procesamiento, la organización y la distribución de documentos a través de diferentes plataformas: servicios de correo electrónico basados en la web, portales de Sharepoint, dispositivos móviles, etc.

¿Qué entendemos exactamente por «documentos»?

En realidad, a cualquier cosa digital. Me refiero a archivos de Word, hojas de cálculo, PDFs e incluso copias impresas escaneadas, básicamente cualquier cosa que su grupo utilice regularmente (Emma Gannon):

  • Cada equipo tiene sus propias bandejas de entrada de correo electrónico donde reciben varios correos de los clientes
  • los importantes se distribuyen a través de SharePoint Outlook Web Access (OWA), los muy urgentes se envían a través de SMS
  • Algunos equipos utilizan ampliamente los cuadernos de OneNote porque son excelentes para capturar notas durante las llamadas, PERO luego los almacenan localmente para que todo el mundo no esté constantemente sincronizando a través de SkyDrive
  • La gente ha comenzado a utilizar Office 365 ahora, así que no hay necesidad de volver a las versiones locales una vez que se crea algo
  • sólo CTRL + C pegar

A veces la gente también envía cosas directamente a las carpetas compartidas si no va a haber mucha colaboración en torno a ellas.

Los mejores DMS gratuitos

PDFelement Pro

PDFelement Pro, se puede decir que es uno de los mejores DMS para ordenadores. En él los usuarios que lo tengan pueden gestionar y organizar documentos PDF. Este software puede ser descargado a tu ordenador Windows o Mac.

Puedes editar, convertir y compartir de forma segura archivos PDF y también tratar con documentos escaneados a través de la tecnología OCR.

Características:

  • Edición de texto, imágenes o páginas individualmente o por lotes.
  • Puedes modificar documentos de distintas formas como: firmando, tachando, dibujando, resaltando y otras funcionalidades más.
  • Posibilidad de transformar un PDF a cualquier otro tipo de archivo.
  • Rellenar un formulario PDF online o crear uno.
  • Protección de contraseñas, marcas de agua y uso compartido seguro de PDFs.
  • Indexar, marca, personalizar y poder añadir numeración. Con PDFelement Pro se pueden hacer todas estas funciones mencionadas.

 

OpenKM

El CMS OpenKM está pensado para gestionar y organizar todos tus documentos y archivos a nivel digital, para poder hacer más simple el  trabajo diario y poder aumentar la eficiencia en el trabajo. Es un software de gestión de contenido empresarial para almacenar, rastrear, editar y gestionar documentos electrónicos.

Características

  • Permite recabar datos y poder hacer una clasificación de documentos de forma sencilla y rápida.
  • Reducción de los tiempos de trabajo, gracias a la posibilidad de automatización del flujo de trabajo.
  • Mejora la calidad de los documentos y los guarda con un cifrado que los hace estar más seguros.

 

OnlyOffice

OnlyOffice es otro CMS gratis. Este software de gestión de documentos es de los más potente y rico en funciones que hay en la actualidad. Permite modificar documentos a nivel online y gestionarlos con los servicios multifuncionales que ellos ofrecen, para reducir costes y ahorrar tiempo.

Características

  • El mejor editor de documentos que se puede encontrar, para editar páginas de HTML.
  • Posibilidad de trabajar y colaborar con compañeros en streaming, para trabajar y gestionar de forma conjunta documentos.
  • Posibilidad de poder crear presentaciones a nivel online.

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